Soy un super convencido. Gestionar equipos, liderar personas, establecer objetivos pasa por tener conversaciones inteligentes.
¿Qué es una conversación inteligente? Aquella que tiene un objetivo definido, que realizamos en el momento adecuado y que articulamos adecuadamente.
No te apures. La parte de la estructura y el contenido suele ser lo más sencillo. Existen multitud de guiones ya establecidos que te indican como puedes contar las cosas. Muchas veces sólo con acceder a Internet vas a poder encontrarlos. En esta entrada te voy a proponer los contenidos más básicos -y clásicos para tener una conversación de establecimiento de objetivos- y evitar errores obvios.
Errores estableciendo objetivos
A lo largo de mi vida profesional he visto multitud de objetivos que no se han cumplido simplemente por que no se han explicado bien. A veces es sutil entender el problema, pero en muchas otras ocasiones es bastante sencillo y vienen acompañados de frases como estas:
- «Pero, entonces ¿Qué es lo que entendías por un trabajo de calidad? Si lo llegas a decir…»
- «Quedamos en que te haría el análisis de los procesos, y ahora que te los entrego… ¿Resulta que hay al menos otros doce? Haberme avisado»
- «Mira, he hecho lo que he podido, pero tu y yo sabíamos que era imposible tenerlo para estas fechas. Si es que no me escuchaste»
- «Me estoy dejando la piel para que esto salga adelante y por mucho que hago siempre parece no hago lo que debo. ¿Qué es lo que tengo que hacer de verdad?»
- «Pero ¿Cómo?¿Era para hoy? Lo tengo a medio hacer, pensaba entregarlo la semana que viene… ¿por qué no me avisaste antes?»
Todas estas frases son reales como la vida misma, todas ellas vienen de experiencias que he vivido o escuchado en compañeros. En cualquier caso el resultado de cualquiera de ellas es siempre el mismo: el objetivo no se cumple o se cumple a costa de un esfuerzo de última hora. Todo por que no se formularon adecuadamente los objetivos a alcanzar.
Objetivos inteligentes
Si tu también cada cierto tiempo escuchas frases de este tipo sabrás que normalmente todos estos errores se deben a que en el establecimiento de objetivos no se realizó adecuadamente.
Por supuesto que existen muchas formas de explicar objetivos, desde el más básico que parte de no olvidar ninguna de las preguntas críticas (qué, quién, cómo, cuándo, dónde) hasta el más clásico que es el establecimiento de objetivos en torno al acrónimo SMART (inteligente en inglés).
Hay unas cuantas versiones sobre que significa cada una de estas iniciales, puedes encontrar algo más de información en esta entrada: «Objetivos SMART, objetivos inteligentes«), nosotros hoy vamos a utilizar las siguientes:
eSpecíficos
Pero entonces ¿Qué es lo que entendías por calidad?
La más esencial de todas las características de un buen objetivo. Cuándo hablamos de especificidad buscamos evitar una interpretación equívoca en la comprensión del mensaje. Lo que tu entiendes, o piensas, no es necesariamente lo que tu interlocutor o interlocutora está procesando mentalmente.
Un ejemplo real de hace unos años: un responsable me pide que piense ideas para ver que podemos hacer con la formación en digital. Después de dar muchas vueltas finalmente me decidí a explorar un modelo sobre como podría generarse una red que asociara de modo visual cursos online, páginas web… conocimiento en general de modo que pudieras navegar por este universo de conocimiento de un modo sencillo y ágil. La idea me parecía buenísima.
Pues bien, mi responsable lo que realmente quería era que pensara distintos contenidos para formación eLearning. Jarro de agua fría, horas perdidas y un trabajo estéril que terminó en la papelera.
¿Por qué ocurrió esto? Por que mi responsable dio por supuesto que mi experiencia y bagaje digital eran los suyos. En este caso un error de principiante ya que venía de otra empresa y por tanto tenía ideas diferentes sobre conceptos que aparentemente eran iguales.
Por eso debes de detallarlo con claridad y sin lugar a ambigüedades. Si para ti calidad es que el documento tiene que ir con un formato perfecto, dilo. Si el cliente necesita que se incluyan todos los datos en el anexo, clarifícalo. Si necesitas que sea un documento detallado, un estudio en profundidad o un informe de apenas dos páginas… no dudes en detallarlo.
Medibles
Quedamos en que te haría el análisis de los procesos, y ahora que te los entrego… ¿Resulta que hay al menos otros doce?
Esta frase viene de un ejemplo real de un antiguo compañero y amigo. En un proyecto había quedado con el cliente que le haría un rediseño de los procedimientos de su organización. Cuando le entregó los que pensaba que eran los acordados resultó que había bastantes más. Durante los próximos dos meses tuvo que trabajar a tope para terminar todo el trabajo.
Efectivamente, los objetivos tienen que poder medirse de alguna manera. Puede ser el número de unidades a conseguir, puede ser si el documento está finalizado o no… Sea como sea, siempre tienen que se cuantificables tanto en progreso (cuanto falta para finalizarlo), como en éxito (se ha alcanzado lo que se planteaba en el mismo).
Alcanzables
Mira, he hecho lo que he podido, pero tu y yo sabíamos que era imposible tenerlo para estas fechas.
Pues si era así… para que hacemos trampas al mentiroso. Un objetivo tiene que ser posible conseguirlo, de otra manera puede generar frustración (he hecho todo lo humanamente posible y no he llegado), estrés (no llego, no llego, no llego…) o pasotismo (ni lo voy a intentar). Tienen que ser realistas y alcanzables, para ello recuerda evaluar los recursos y tiempos en los que se tienen que llevar a cabo. Si están bien conseguidos suponen un desafío y esto, bien enfocado y formulado supone un estímulo para tu equipo.
Relevantes
Me estoy dejando la piel para que esto salga adelante y por mucho que hago siempre parece no hago lo que debo.
Si en tu trabajo te dijeran que todos los lunes tienes que llevar un tono de tinte de pelo distinto hasta cubrir al menos 12 colores distintos seguro que pensarías que es una tontería (lo es salvo que trabajes en una peluquería o algo similar).
Hace años estuve inmerso en varios proyectos de implantación de aplicaciones, mi responsable me insistía sobre las relaciones con los clientes, el avance de los mismos, la llegada a los hitos previstos… cuando llegó la evaluación del desempeño esta se basó en la consecución de objetivos de venta. Todo mi trabajo había estado totalmente desenfocado sobre lo que la organización me iba a solicitar. Podéis imaginaros cuales fueron los resultados de la evaluación.
Puedes establecer millones de objetivos en tu trabajo que no sean pertinentes. Cualquier objetivo que establezcas debe de estar en cierta medida -si no totalmente- alineado con la visión, metas y prioridades de tu equipo y tu organización.
Temporales
Pero ¿Cómo?¿Era para hoy? Lo tengo a medio hacer, pensaba entregarlo la semana que viene… ¿por qué no me avisaste antes?
Esta frase es un clásico que escucho por doquier, da igual si es una gran organización, una empresa pequeña o una relación entre autónomos.
Que un objetivo sea alcanzable depende en gran medida del tiempo que tengamos para conseguirlo. Tienes que establecer un plazo claro y definido dentro de cual se tiene que llevar a cabo el mismo. De no ser así la persona a la que se lo estés comunicando decidirá lo prioritario que sea para ella y te aseguro que -como normal general-, nunca serán los mismos tiempos que tienes en mente. Por otro lado te servirá para tener a tu equipo enfocado y comprometido en su consecución.
¿Por qué?
¿Por qué utilizar este acrónimo? Para garantizarnos una estructura de conversación imbatible para el establecimiento de los objetivos. Nos invita a poner sobre la mesas toda la información necesaria para formularla y para que nuestro equipo:
- Tenga una idea clara y enfocada sobre aquello que tiene que conseguir.
- Va a establecer unos criterios de éxito claros y compartidos de modo que va a potenciar el alcanzarlos, y por último,
- Unos objetivos así formulados además pueden contribuir a una mayor motivación y compromiso del equipo.
Cuando consigas este giro te encontrarás con que las frases con las que comenzaba esta entrada se habrán transformado, y así como aquellas saltaban después de la entrega del objetivo, comenzarás a escuchar otras que llegarán antes de comenzar a trabajarlo:
- A ver, necesito que me clarifique mejor que es lo que se espera que lleve a cabo.
- Cuando haya terminado, exactamente ¿Cuántas unidades necesitas tener?
- Con los recursos y el tiempo que me has comentado creo que tenemos que dar una vuelta nueva al resultado final para garantizar que llegamos.
- Creo que lo he entendido todo, pero necesito ver con más claridad como puedo hacer que esto se alinee con el resto de los proyectos del equipo.
- Perdona, que no me has comentado ¿Para cuándo es esto?
Y el porqué del porqué… no te olvides de explicar a tu equipo no solo que quieres conseguir, si no la razón que hace que esto sea importante. Recuerda que las personas de tu equipo no son robots y que necesitan alimentar las razones de su trabajo.
Dar un propósito, una finalidad a aquello que les pedimos ya no es opcional.