En muchas ocasiones te vas a encontrar con que tienes que lanzar mensajes y no tienes el tiempo o la claridad suficientes. Tanto para una cosa como para otra te sirve esta entrada. Te propongo a continuación 3 preguntas clave para construir conversaciones claras, precisas y eficientes cuando no tienes tiempo o no sabes como hacerlo.
En cualquiera de los dos casos te propongo que utilices la técnica que propone HBR en este corto y estupendo artículo: «A Simple Hack to Help You Communicate More Effectively«, o en su traducción al castellano «Un truco sencillo que te ayude a comunicar con más efectividad»
No te queda otra
Comunicar adecuadamente no es una opción cuando gestionas personas, es una obligación. Pero ¡Fuera nervios! No estoy pidiendo que te conviertas en Demóstenes, Churchill o Martin Luther King, ni en Azaña, Cánovas, Sagasta o en Clara Campoamor. Sólo necesitas ser claro en tus mensajes, evitar la ambigüedad y conseguir que tu interlocutor recoja y procese adecuadamente lo que quieres hacerle llegar.
Tu estás interesado en transmitir un buen mensaje, no en que este una obra maestra de la oratoria.
En el fondo, es simplemente una cuestión de eficiencia.
Y es que como ya adelantaba en mi anterior entrada, buena parte de tu profesionalidad como líder de un equipo se basa en construir conversaciones adecuadas para cada situación. Así que vamos a tirar de esta estructura básica y sencilla que te permite estructurar tus mensajes sobre tres simples conceptos.
3 claves para esas conversaciones
¿Qué?
Un clásico. Comienza por hechos, situaciones, productos, posiciones… algo que sea esencial para comprender lo que viene a continuación. Cuanto más indiscutible sea, mejor que mejor.
Tu conoces esta parte, pero tu interlocutor no. Es esencial, por que va a crear el contexto para que te pueda seguirte en las siguientes preguntas.
Seguro que piensas que alguien puede poner en duda lo que dices. No te apures, puede ser cierto… o no. Si te diriges a un público más amplio piensa en el resto de los asistentes. Cuando sea una única persona intenta ir buscando la confirmación de los puntos críticos -y preferentemente indiscutibles-.
Durante el año pasado nuestro crecimiento pareció estancarse a la par que el del mercado. Las ventas de nuestros competidores también estuvieron sin el movimiento esperado y los beneficios esperados quedaron por debajo de lo previsto. Parece que este año todo indica que el mercado no va a despegar. Es necesario replantear nuevas soluciones.
¿Y mi qué?
Ahora que has construido una base sólida sobre la que construir el mensaje necesitas que tu(s) interlocutor(es) se suban encima.
De momento en esta historia tu oyente puede haberse quedado enganchada en el «qué», o no. Quizá simplemente te ha escuchado por cortesía pero está en el modo de escucha de «radio de fondo». A esta altura de conversación quizá todavía considera que lo que le has contado es irrelevante…
Hazle saber que no es así. Que es importante también para el o ella.
Simplemente tienes que contestarle la siguiente pregunta: «y esto… para mi…¿Por qué es importante?«.
Ya se que vosotros os encontráis en el área de soporte y que pensáis que no tenéis capacidad de elevar las compras, pero los estudios que hemos realizado nos dicen que la mejor atención es clave a la hora de mantener los clientes fijos en ventas recurrentes. Por eso vuestro trabajo va a tener un impacto muy elevado en lo que ocurra el año que viene.
¿Y ahora qué?
Bueno, ya has contado que es lo que pasa y que impacto tiene. No es suficiente, tu interlocutor necesita algo más. A nadie le gustan las historias que terminan en un insulso presente.
Has hablado del pasado y del presente, de modo que ha llegado el momento de hablar del futuro. Tienes que movilizar a las personas y los corazones.
Es esencial que lleves a cabo la llamada a la acción. Tu oyente, tu audiencia necesita saber que es lo que va a ocurrir a partir de este momento. Necesitas transmitir o con toda la claridad posible cuales van a ser los próximos pasos, en que momento va a tener la próxima reunión, que es lo que se espera de tus interlocutores, etc.
Por esta razón vamos a comenzar con una nueva metodología de trabajo en equipo que da una importancia extrema a la mejora continua a través del feedback entre nosotros. El mes que viene vamos a comenzar una formación en esta línea que os va a ayudar a crecer, como personas y como profesionales...
¡Vale para todo!
Fácil y simple, verdad. Esta estructura con 3 claves para conversaciones eficientes la puedes utilizar incluso para estructurar una conversación tan compleja como la del feedback. Es la esencia de muchos de los modelos como contaba en «Cómo puedes dar feedback… adecuado«. Si vale para estas conversaciones te puede valer para (casi) todo.
Pero no quiero hablar de feedback, ya lo haremos más adelante. Aquí y ahora quiero poner el foco en las ventajas que ofrece este modelo, simple donde los haya. Como dice el artículo es una navaja suiza de la comunicación.
Recordar siempre estas 3 claves para conversaciones eficientes hará que puedas utilizarlas en (casi) cualquier momento y lugar. Te servirán tanto para un roto, como para un descosido:
- Para presentar a una persona: Quiero presentaros a XXX (qué), nos va a mostrar como podemos mejorar nuestra calidad de (y a mi que), sin más le doy paso (y ahora qué).
- Para contestar una pregunta, por ejemplo ¿Cómo vas a enfocar XXX?: Los datos que tenemos nos demuestran que… (qué), esto nos da una base sólida para darnos cuenta de que el equipo va a tener que… (y a mi qué), de modo que voy a contaros como vamos a abordar XXX las próximas semanas (y ahora qué).
- Para hacer frente a un aspecto que desconoces: me has preguntado sobre el impacto… (qué), entiendo que estos datos son críticos para tu negocio por que te impactan en… (y a mi qué) dado que no tengo información suficiente me gustaría que me dieras tiempo para volver a tratarlo la semana que viene, te propongo que nos veamos… (y ahora qué)
Así que ya sabes, si te gusta este modelo con esas 3 claves para conversaciones eficientes… utilízalo.
Pero lo que es más importante, si ves que tu navaja suiza de la comunicación necesita otro tipo de filos y herramientas, no lo dudes, ¡constrúyela a tu medida y a tu estilo!
